SIF FODBOLDSUDVALGSMØDE

Dato                 Tirsdag d. 7/6-2016

Tid                   Kl. 19.30-21.30

Sted                  Krøyersvej, Fodboldkontoret.

Deltagere        Tom Gudmandsen, Lars Ibsen, Christian Eiholm Kjær, Thomas Frost, Jakob K. Frank H.

Afbud             Jakob Grandahl 

Referent          Pernille

Dagsorden:

1. Godkendelse af seneste referat

   Der er en enkelt passus under pkt. 2 der skal omformuleres. Pernille indhenter accept af ny formulering, når dette er gjort.

1. Meddelelser fra Formanden v. Tom

   Tom oplyser at der er sendt en ansøgning til Danske Spil. Vi røg ud af puljen sidste år på grund af en fejl hos skat og Tom redegør for baggrunden for dette, men håber at vi via Pitten vil kunne genindtræde i år. Svar forventes 1/7-16.

    

   Efter møde i hovedbestyrelsen oplyser Tom om at der er blevet åbnet for ny indgang via Exnersvej, men at nu klager naboerne over lyssætningen i stedet. Det er endvidere besluttet at der skal laves nye gavle og en gangbro ved til Græs 1. Skydning står over for en renovering i kælderen.

    

   Tom gennemgår budgettet for Seniorerne og der er enighed om at HS1 skal spille i KS og at der skal arbejdes på at udvikle egne spillere i stedet for at hente spillere ind, for at kunne forblive i KS. Der opfordres endvidere til at man henover sommeren gennemtænker et evt. nyt setup omkring HS1 og HS2. Der skal endvidere kigges på op om vi skal have lavet en 3-årsplan i forbindelse med en sammenhæng ml. ungdomsafdelingen og HS1/2.

   Det aftales at Ungdomsafdelingen udarbejder et budget som det er er for seniorafdelingen og at der på næste møde arbejdes videre med økonomien omkring ungdom og senior.

    

   Tom har udarbejdet en forretningsorden for SIF-Fodbold og denne gennemgås. Det aftales denne gennemlæses hen over sommeren, med henblik på at vedtage den på næste møde.

   Tom oplyser endvidere at alle bestyrelsesmedlemmer har adgang til alle bilag og at adgang til ønskede bilag kan opnås efter anmodning via kontoret og skal godkendes af formanden. Der er dog visse dokumenter som er fortrolige herunder fx leverandøraftaler og disse skal behandles som sådanne.

    

2. Meddelelser fra Administrationen v. Pernille

   Ingen meddelelser

    

3. Meddelelser fra Kasserer v. Jakob G.

   Ingen meddelelser da Jakob ikke er tilstede.

    

4. Meddelelser fra udvalg:

    

1. Trænerkontrakter v. Tom

   Der er nu styr på eksisterende kontrakter. Tom har herefter ansvaret for at udarbejde kontrakt for HS1, HS2 og ny HS3-trænere.

   Tanken er at oprette et nyt HS3 da vi pt ikke kan tilbyde øvrige seniorer et hold. Dette ansvar bliver pålagt en ny træner og bliver efter samme økonomiske model som HS2. Tanken er at oprette et nyt hold, med tidligere og nye medlemmer.

   Lars har herefter ansvaret for kontrakter for assistenttrænere på børneholdene og trænere på ungdomsholdene. Der er udarbejdet en ny struktur for aflønning af trænere og assistenttrænere og såfremt der afviges væsentligt fra denne struktur, skal det forelægges FU.

    

2. Økonomi og struktur v. Christian og Lars

   Det aftales at der udarbejdes et budget for børne- og ungdomsafdelingen.

    

3. Kontingentsatser v. Frank

   Frank har udarbejdet en ny struktur for kontingentsatser, herunder både grundkontingent og afdelingskontingent gældende fra 2017. Disse skal nu forelægges hovedbestyrelse på det næste møde d. 26/9 hvor Tom vil tage det op.

    

4. Boldrummet v. Thomas

   Der skal udarbejdes en køreplan for hvorledes det helt lavpraktisk skal foregå når alle årgange efter sommeren skal have udleveret deres egne bolde mm.

   Der skal endvidere udarbejdes retningslinjer for håndtering af bolde og rekvisitter fremadrettet; hvem kan få hvad, hvornår.

    

5. Ungdomsarbejdet v. Lars og Christian

   Der er udarbejdet strukturplan på U6-U17. Disse sendes ud til alle relevante inden sommerferien.

   Der er endvidere lavet stillingsopslag til assistenttrænerne for børneholdene. Disse sendes ud til alle spillere og hænges op i klubben asap.

    

6. Sæsonpakker v. Pernille

   Sæsonpakkerne kører nu med automatisk opkrævning og fungerer efter hensigten. Udvalget nedlægges hermed og vil fremadrettet været et ansvarsområde under administrationen.

1. Diverse

    

• Fotografering

  Tom tager kontakt med ekstern leverandør med henblik på fotografering af de enkelte årgange. Dette vil blive administreret eksternt.

• Biograftur

  Punktet skubbes

• Loppemarked/Udsalg/Oprydning af lager

  Jakob Kvist foreslår at vi evt. holder et loppemarked i klubben, så vi kan få ryddet op i shoppen og på lagrene. Der er enighed om at det er en god ide, og der nedsættes et nyt udvalg, der skal stå for et oplæg til dette. Det besluttes at dette udvalg vil bestå af Jakob K., Tom og Jakob G.

   

   

   

   

1. Hvad er besluttet/aftalt.

    

   Gennemlæsning og evt. kommentarer til ny forretningsorden: Alle

   Udarbejdelse af budget for ungdomsafdelingen: Lars og Christian

   Udarbejdelse og forhandling at nye kontrakter til seniortrænere: Tom (Pernille)

   Udarbejdelse og forhandling at nye kontrakter til seniortrænere: Lars (Pernille)

   Udarbejdelse af kontingentsats-skema: Frank. Deadline 29/9

   Udarbejdelse til drejebog for udlevering af bolde mm: Thomas og Tom (Deadline 30.juni da det skal ud inden sommerferien

   Oplæg til standart omkring varetagelse/håndtering af bolde fremadrettet. Thomas og Tom

   Oplæg til tømning af lager/loppemarked: Jakob K., Jakob G. og Tom.

    

   Endvidere skal der tænkes over indhold til en evt. 3-års plan i forhold til Senior.

    

   Dato for næste FU-møde: 6/9-2016 kl. 19.30